خیلی از مالکان و مستأجرها سال‌ها با یک برگ کاغذ ساده زندگی می‌کنند و بعد از یک اختلاف ساده می‌فهمند آن کاغذ هیچ ارزش ثبتی ندارد. قراردادی که در سامانه خودنویس ثبت شود شناسه و کد رهگیری رسمی می‌گیرد و در مراجع مختلف پذیرفته است. در این راهنما، کل مسیر را از صفر تا صد مرور می‌کنیم.
چرا ثبت در خودنویس مهم است؟
- برای موجر: مسیر پیگیری مطالبات و موضوع مالیات اجاره هموار می‌شود؛ سند اجارهٔ شما هویت رسمی پیدا می‌کند.
- برای مستأجر: سندی معتبر برای اقامت، انشعابات و ادعای حقوق در تخلیه؛ و در بانک‌ها هم برای پروندهٔ وام ودیعه مسکن پذیرفته می‌شود.
- برای هر دو طرف: سند با کد رهگیری در مراجعی مثل دادگاه، شهرداری و ادارهٔ مالیات پذیرفته است — بدون صف دفترخانه و بدون مراجعهٔ حضوری.
پیش‌نیازها را قبل از شروع چک کنید
- ملک در سامانهٔ ملی املاک و اسکان به نام موجر ثبت شده باشد — اگر ثبت اولیهٔ املاک و اسکان را انجام نداده‌اید، اول باید آن کار انجام شود.
- کد ملی و شمارهٔ موبایل فعال به نام خودِ شخص برای موجر، مستأجر و هر دو شاهد.
- تأیید کد پستی محل سکونت برای طرفین.
مراحل ثبت، گام به گام
- ورود به سامانه: آدرس رسمی khodnevis.mrud.ir است و ورود از طریق درگاه دولت هوشمند انجام می‌شود. ثبت‌نام اولیه همان‌جا و خودکار است.
- شروع فرآیند: معمولاً موجر قرارداد را آغاز می‌کند؛ مستأجر هم می‌تواند پیش‌نویس را بسازد و موجر را دعوت کند.
- انتخاب ملک و دعوت طرف مقابل: ملک از فهرست املاک ثبت‌شدهٔ موجر انتخاب می‌شود و لینک دعوت برای مستأجر ارسال می‌شود.
- وارد کردن اطلاعات قرارداد: تاریخ شروع و پایان اجاره (معمولاً ۱۲ ماهه)، مبلغ رهن و اجارهٔ ماهانه (به ریال و با اعداد انگلیسی)، وضعیت کنتورهای آب و برق و گاز، و تعیین تکلیف شارژ ساختمان. شرایط خاص را در بخش توضیحات اضافه کنید.
- دعوت دو شاهد: کد ملی و شمارهٔ موبایل دو شاهد لازم است؛ شاهدها باید وارد سامانه شوند و قرارداد را امضای دیجیتال کنند.
- امضای دیجیتال هر چهار نفر: موجر، مستأجر و دو شاهد.
- دریافت کد رهگیری: پس از آخرین امضا، حدود یک ساعت بعد کد رهگیری ۱۳ رقمی صادر می‌شود و فایل نهایی قرارداد به‌صورت PDF با بارکد دو‌بعدی در دسترس قرار می‌گیرد.
نکاتی که کار را نیمه‌کاره نمی‌گذارد
- از مرورگرهای به‌روز (کروم یا فایرفاکس) استفاده کنید و قبل از ورود فیلترشکن را خاموش کنید.
- مبلغ‌ها را به ریال و با اعداد انگلیسی وارد کنید.
- قبل از نهایی‌کردن قرارداد، می‌توانید از سامانهٔ ثبت من برای تصدیق اصالت سند ملک استفاده کنید.
- فسخ قرارداد یک‌طرفه ممکن نیست؛ به توافق و تأیید دیجیتال هر دو طرف نیاز دارد.
- ثبت در خودنویس رایگان است و هزینهٔ ثبت به عهدهٔ هیچ‌کدام از طرفین نیست.
اگر وقت یا حوصلهٔ این مراحل را ندارید
کارشناسان کافی‌نت ۳۶۵ کل مسیر برخط را برایتان انجام می‌دهند: از آماده‌سازی اطلاعات ملک و طرفین تا امضاها و تحویل کد رهگیری — با پیگیری کامل:
سفارش خدمت «ثبت قرارداد اجاره در سامانه خودنویس» در کافی‌نت ۳۶۵